Tối ưu lưu trữ hồ sơ và vật tư văn phòng với kho Kardex Shuttle

Khi nhắc đến kho tự động, nhiều người thường nghĩ đây chỉ là giải pháp dành cho nhà máy sản xuất hoặc trung tâm logistics quy mô lớn. Tuy nhiên trên thực tế, ngay cả các bộ phận văn phòng như hành chính – nhân sự cũng đang đối mặt với bài toán lưu trữ và quản lý tài liệu, vật tư nội bộ ngày càng phức tạp. Tại ETEK, việc ứng dụng hệ thống kho tự động Kardex Shuttle đã mang đến sự thay đổi rõ rệt trong cách vận hành hàng ngày của khối văn phòng.

Khi việc lưu trữ vẫn phụ thuộc vào phương pháp truyền thống

Trước khi triển khai Kardex Shuttle, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu và vật tư văn phòng chủ yếu được thực hiện bằng tủ kệ thông thường.

Điều này dẫn đến nhiều bất cập:

• Tốn diện tích lưu trữ
• Khó tìm kiếm hồ sơ khi cần gấp
• Mất nhiều thời gian di chuyển
• Dễ xảy ra thất lạc hoặc nhầm lẫn
• Không kiểm soát được tồn kho vật tư nội bộ

Đặc biệt với bộ phận hành chính nhân sự – nơi phải xử lý số lượng lớn hồ sơ và tài liệu – việc tìm kiếm thủ công đôi khi làm gián đoạn công việc và giảm hiệu suất vận hành.

Kho Kardex Shuttle thay đổi cách vận hành như thế nào?

Sau khi ứng dụng hệ thống Kardex Shuttle, toàn bộ quy trình lưu trữ và truy xuất được tối ưu theo hướng tự động hóa. Hàng hóa, hồ sơ hoặc vật tư sẽ tự động được đưa đến người vận hành theo nguyên lý “Goods-to-Person”. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn việc phải liên tục di chuyển để tìm kiếm như trước đây.

Những thay đổi rõ rệt sau khi triển khai

Tối ưu không gian lưu trữ

Kardex Shuttle tận dụng chiều cao thay vì mở rộng theo chiều ngang. Nhờ đó:

• Không gian văn phòng gọn gàng hơn
• Giảm số lượng tủ kệ truyền thống
• Tăng sức chứa trong cùng diện tích

Tìm kiếm và lấy hồ sơ nhanh hơn

Nhân sự không còn phải:

• mở từng tủ hồ sơ
• tìm kiếm thủ công
• mất thời gian kiểm tra vị trí lưu trữ

Toàn bộ dữ liệu được hiển thị trực quan trên hệ thống.

Giảm thao tác thủ công

Hệ thống tự động đưa khay hàng đến đúng vị trí thao tác, giúp:

• giảm di chuyển
• giảm thao tác lặp lại
• nâng cao hiệu suất làm việc

Quản lý trực quan và chính xác hơn

Kardex Shuttle hỗ trợ:

• kiểm soát vị trí lưu trữ
• quản lý vật tư nội bộ
• theo dõi dữ liệu nhanh chóng

Công nghệ hỗ trợ trong Kardex Shuttle

Hệ thống được tích hợp nhiều công nghệ giúp tối ưu trải nghiệm vận hành:

Không chỉ dành cho nhà máy sản xuất

Video trước và sau khi có kho Kardex Shuttle tại ETEK cho thấy kho tự động không chỉ phù hợp với sản xuất hay logistics. Các phòng ban văn phòng cũng có thể ứng dụng để:

• quản lý hồ sơ
• lưu trữ tài liệu
• quản lý vật tư nội bộ
• tối ưu không gian làm việc

Đây là xu hướng ngày càng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

Vì sao doanh nghiệp nên quan tâm đến kho tự động?

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất, việc số hóa và tự động hóa lưu trữ đang trở thành nhu cầu thực tế.

Kho Kardex Shuttle giúp:
✔️ Tiết kiệm diện tích
✔️ Tăng hiệu quả vận hành
✔️ Giảm thời gian tìm kiếm
✔️ Hạn chế sai sót
✔️ Tạo môi trường làm việc hiện đại hơn

Hiện nay, ETEK đang có chương trình trải nghiệm miễn phí kho tự động tại Trung tâm Kĩ thuật Công nghệ ETEK, đăng kí ngay:

ETEK – Đơn vị triển khai giải pháp Kardex tại Việt Nam

ETEK cung cấp các giải pháp kho tự động và intralogistics toàn diện, bao gồm:

• tư vấn giải pháp
• thiết kế hệ thống
• triển khai và tích hợp
• bảo trì và tối ưu vận hành